Kutsu Desentum Oy:n varsinaiseen yhtiökokoukseen / Summons to the Annual General Meeting of Desentum Oy

Desentum Oy:n varsinainen yhtiökokous pidetään 25.5.2021 / The AGM of Desentum Oy is to be held on May 25th, 2021.

Desentum Oy:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 25.5.2021 klo 15:00 alkaen Life Science Centerin tiloissa osoitteessa Keilaranta 16, 02150 Espoo.

Osakkeenomistajia pyydetään tutustumaan tämän kutsun lopussa oleviin ohjeisiin, jotka koskevat osallistumista kokoukseen Covid-19 pandemian aikana.

Yhtiökokousta voi myös seurata internetin kautta. Ohjeet tähän voi pyytää osoitteesta Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Osakkeenomistajien ei ole kuitenkaan mahdollista virallisesti osallistua kokoukseen Zoom-etäyhteyden kautta eikä käyttää sen kautta äänioikeuttaan. Kirjallisia kysymyksiä kokouksen aikana voi kuitenkin lähettää.

The shareholders of Desentum Oy are summoned to the company’s Annual General Meeting to be held on May 25th, 2021, at 15:00 (EEST) in Life Science Center, Keilaranta 16, 02150 Espoo.

All shareholders are requested to take notice on the instructions given at the end of this summons relating to Covid-19 pandemia and participation in the Annual General Meeting during the pandemia.

The meeting can also be followed online. Instructions to do this can be requested from Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

However, it is not possible for the shareholders to officially participate in the meeting or use their voting right through Zoom. Written questions may be sent during the meeting.



Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat / Matters to be considered at the Annual General Meeting

1. Kokouksen avaus / Opening of the meeting 

2. Kokouksen järjestäytyminen  / Calling the meeting to order

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of scrutinizers of the minutes and supervisors of the counting of votes

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen / Quorum of the meeting
 

5. Ääniluettelon vahvistaminen / Approval of the list of votes
 

6. Vuoden 2020 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen / Presentation of the annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report for fiscal year 2020
 

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen / Adoption of the annual accounts
 

8. Toimenpiteet, joihin vahvistetun taseen mukainen tappio antaa aihetta / Resolution on the use of loss shown on the balance sheet 
 

9. Hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta päättäminen / Resolution on discharge of the members of the Board of Directors and the CEO from liability
 

10. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen / Resolution on the number of Board members
 

11. Hallituksen jäsenten palkkioista sekä matkakustannusten korvauksesta päättäminen / Resolution on remuneration of members of the Board of Directors and reimbursement of travel expenses
 

12. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen / Resolution on remuneration of the auditor 
 

13. Hallituksen jäsenten valitseminen / Election of members of the Board of Directors
 

14. Tilintarkastajan valitseminen / Election of the auditor
 

15. Osakeantivaltuutus / Authorization to resolve on share issues

Hallitus ehdottaa varsinaiselle yhtiökokoukselle, että yhtiön pääomarakenteen ja käyttörahoitustarpeen turvaamiseksi yhtiökokous valtuuttaa hallituksen päättämään osakeanneista seuraavasti:

Valtuutuksen nojalla annettavat osakkeet ovat yhtiön uusia A-osakkeita. Valtuutuksen nojalla annettavien osakkeiden lukumäärä voi olla yhteensä enintään 6.000.000 osaketta, joka vastaa noin 36 % yhtiön kaikista osakkeista. Yhtiöllä on tällä hetkellä 12.062.706 A-osaketta ja 4.280.796 B-osaketta. Yhteensä osakkeita on 16.343.502 kpl. Osakkeita voidaan antaa yhdessä tai useammassa erässä.
 
Valtuutuksen nojalla hallitus voi myös päättää uusien osakkeiden antamisesta yhtiölle itselleen ja niiden luovuttamisesta edelleen. 

Hallitus valtuutetaan päättämään kaikista osakeantien ehdoista. Osakeanti voi tapahtua suunnatusti eli osakkeenomistajien etuoikeudesta poiketen edellyttäen, että tälle on painava taloudellinen syy, kuten osakkeiden käyttäminen vastikkeena mahdollisissa yrityshankinnoissa tai muissa yhtiön liiketoimintaan kuuluvissa järjestelyissä, investointien ja toiminnan rahoittaminen tai osakkeiden käyttäminen osana yhtiön kannustinjärjestelmää.

Valtuutus on voimassa viisi (5) vuotta yhtiökokouksen päiväyksestä.

The Board of Directors proposes to the Annual General Meeting that the General Meeting would resolve to authorize the Board of Directors to decide on share issues to secure the capital structure and working capital needs of the company as follows:

The shares to be issued are new A-shares. The maximum number of shares to be issued is 6,000,000 shares, which corresponds to approximately 36 % of all the shares in the company. Currently the company has 12,062,706 A-shares and 4,280,796 B-shares. Total number of shares is 16,343,502. The shares may be issued in one or more tranches.

Under the authorization, the Board of Directors can decide to direct the shares to the company itself and transfer of such shares.

The Board of Directors is authorized to resolve on all terms of the share issues. The Board of Directors is authorized to resolve on a directed share issue in deviation from the shareholders' pre-emptive rights, provided that there is a weighty financial reason for the company to do so, e.g. using the shares in a transaction to make acquisitions, or financing investments and/or operative expenses or using the shares as part of the incentive programs of the personnel.

The authorization is valid for five (5) years from the date of the Annual General Meeting.
 

16. Muut mahdolliset osakkeenomistajien esittämät asiat / Other possible items presented by shareholders 
 

15. Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting

 

MUUT OHJEET JA LISÄTIEDOT / OTHER INSTRUCTIONS AND INFORMATION

 
Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä. Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muuten luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa.
 
Osakkeenomistajan tai asiamiehen on ilmoittauduttava yhtiölle saadakseen osallistua yhtiökokoukseen. Ilmoittautuminen tapahtuu lähettämällä osakkaan nimi ja osakemäärä 24.5.2021 mennessä yhtiön sähköpostiin: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. Sähköpostiin viesti: ilmoittaudun Desentum Oy:n yhtiökokoukseen 25.5.2021 klo 15.00.
 
Osakeyhtiölain 5 luvun 21 §:ssä mainitut asiakirjat pidetään 17.5.2021 lukien yhtiön konttorissa osakkeenomistajien nähtävänä. Nämä asiakirjat ovat myös nähtävänä yhtiön internetsivuilla 17.5.2021 alkaen. Linkit yhtiökokousmateriaaleihin sekä ohjeet kokouksen seuraamiseen Zoom-etäyhteydellä voi pyytää osoitteesta Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..
 
Osakkeenomistajien, kokouksen toimihenkilöiden ja yhtiön johdon terveyden turvaamiseksi sekä koronaviruksen leviämisen riskin pienentämiseksi, pyydämme osakkeenomistajia arvioimaan omaa osallistumistaan yhtiökokoukseen. 
 
Kaikkia osakkeenomistajia kehotetaan osallistujamäärän minimoimiseksi vakavasti harkitsemaan äänioikeutensa käyttämistä valtakirjalla henkilökohtaisen osallistumisen sijaan. 
 
Osakkeenomistajat voivat halutessaan valtuuttaa yhtiön toimitusjohtajan Pekka Mattilan tai hänen määräämänsä henkilön asiamiehekseen. Valtakirjapohja on tämän viestin liitteenä. 
 
Kokous pidetään kaikilta osin mahdollisimman lyhyenä ja siinä käsitellään vain kokouskutsun mukaiset välttämättömät asiat. Kokoukseen osallistuvien yhtiön hallituksen ja johtoryhmän jäsenten sekä kokouksen toimihenkilöiden määrä pidetään mahdollisimman pienenä. Kokouksessa ei myöskään järjestetä minkäänlaista tarjoilua.
 
Desentum kehottaa osakkeenomistajia noudattamaan kaikkia koronaepidemiaan liittyviä viranomaismääräyksiä ja -suosituksia sekä erityisesti kaikkia riskiryhmiin kuuluvia, ulkomailla edeltävien 14 vuorokauden sisällä oleskelleita henkilöitä sekä henkilöitä, joilla on koronavirukseen viittaavia tai flunssaoireita noudattamaan viranomaisohjeita ja välttämään osallistumista yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti.


 
A shareholder may participate in the General Meeting and exercise his/her rights at the meeting by way of proxy representation. A proxy representative shall present a dated power of attorney or in another reliable manner demonstrate his/her right to represent the shareholder.
 
A shareholder or a proxy representative must announce his/her participation in the General Meeting. The announcement shall be done latest by May 24th, 2021, by sending the name of the shareholder and amount of shares to the e-mail address of the company: Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.. The e-mail should also include shareholder’s statement indicating his/her intention to participate in the General Meeting on May 25th, 2021 at 15.00.
 
The documents referred to in Chapter 5, Section 21 of the Companies Act are as of May 17th, 2021,  shall be kept available for review by the shareholders at the company's office. These documents are also available at the internet site of the company as of May 17th, 2021. Links to all meeting material and instructions on how to follow the meeting through Zoom online service can be requested from Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..
 
In order to ensure the health and safety of our shareholders, meeting officials, and the company management team, and to minimize the risk of the potential spread of the coronavirus, we kindly ask all shareholders to carefully consider their attendance at our upcoming General Meeting. 
 
Instead of attending in person, shareholders are advised to strongly consider using their voting rights by giving a proxy to another person, to minimize the number of attendees in the meeting.
 
Shareholders may appoint Desentum’s CEO Pekka Mattila or a person designated by him as their proxy. The draft form for the appointment of a proxy is attached to this message.
 
The meeting shall be kept as short as possible and shall deal only with the necessary decision items presented in the meeting notice. The number of members of the Board of Directors and the Management Team participating in the meeting as well as the number of meeting official shall be kept to a minimum. In addition, no refreshments will be served at the meeting.
 
Desentum urges shareholders to comply with all government regulations and recommendations relating to the coronavirus pandemic. In particular, those in at-risk groups, those who have been travelling abroad two weeks before the meeting, or those with coronavirus or flu-like symptoms, should comply with regulatory guidelines and avoid attending the General Meeting in person. 

 

Espoossa, 17.5.2021/ In Espoo on May 17th, 2021

 

DESENTUM OY

Hallitus / Board of Directors