Kutsu Desentum Oy:n varsinaiseen yhtiökokoukseen 2022 / Summons to the 2022 Annual General Meeting of Desentum Oy

Desentum Oy:n varsinainen yhtiökokous pidetään 22.6.2022 / The AGM of Desentum Oy is to be held on Jun 22nd, 2022.

Desentum Oy:n osakkeenomistajat kutsutaan yhtiön varsinaiseen yhtiökokoukseen, joka pidetään 22.6.2022 klo 15:00 alkaen Life Science Centerin tiloissa osoitteessa Keilaranta 16, 02150 Espoo.

Osakkeenomistajia pyydetään tutustumaan tämän kutsun lopussa oleviin ohjeisiin, jotka koskevat osallistumista kokoukseen Covid-19 pandemian aikana.

Yhtiökokousta voi myös seurata internetin kautta. Ohjeet tähän voi pyytää osoitteesta Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Osakkeenomistajien ei ole kuitenkaan mahdollista virallisesti osallistua kokoukseen Zoom-etäyhteyden kautta eikä käyttää sen kautta äänioikeuttaan. Kirjallisia kysymyksiä kokouksen aikana voi kuitenkin lähettää.

The shareholders of Desentum Oy are summoned to the company’s Annual General Meeting to be held on Jun 22nd, 2022, at 15:00 (EEST) in Life Science Center, Keilaranta 16, 02150 Espoo.

All shareholders are requested to take notice on the instructions given at the end of this summons relating to Covid-19 pandemia and participation in the Annual General Meeting during the pandemia.

The meeting can also be followed online. Instructions to do this can be requested from Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

However, it is not possible for the shareholders to officially participate in the meeting or use their voting right through Zoom. Written questions may be sent during the meeting.



A. Yhtiökokouksessa käsiteltävät asiat / Matters to be considered at the Annual General Meeting

1. Kokouksen avaus / Opening of the meeting 

2. Kokouksen järjestäytyminen  / Calling the meeting to order

3. Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskun valvojien valitseminen / Election of scrutinizers of the minutes and supervisors of the counting of votes

4. Kokouksen laillisuuden toteaminen / Quorum of the meeting
 

5. Ääniluettelon vahvistaminen / Approval of the list of votes
 

6. Vuoden 2021 tilinpäätöksen, toimintakertomuksen ja tilintarkastuskertomuksen esittäminen / Presentation of the annual accounts, the report of the Board of Directors and the auditor’s report for fiscal year 2021
 

7. Tilinpäätöksen vahvistaminen / Adoption of the annual accounts
 

8. Toimenpiteet, joihin vahvistetun taseen mukainen tappio antaa aihetta / Resolution on the use of loss shown on the balance sheet 
 

9. Hallituksen jäsenten ja toimitusjohtajan vastuuvapaudesta päättäminen / Resolution on discharge of the members of the Board of Directors and the CEO from liability
 

10. Hallituksen jäsenten lukumäärästä päättäminen / Resolution on the number of Board members
 

11. Hallituksen jäsenten palkkioista sekä matkakustannusten korvauksesta päättäminen / Resolution on remuneration of members of the Board of Directors and reimbursement of travel expenses
 

12. Tilintarkastajan palkkiosta päättäminen / Resolution on remuneration of the auditor 
 

13. Hallituksen jäsenten valitseminen / Election of members of the Board of Directors
 

14. Tilintarkastajan valitseminen / Election of the auditor
 

15. Muut mahdolliset osakkeenomistajien esittämät asiat / Other possible items presented by shareholders 
 

16. Kokouksen päättäminen / Closing of the meeting

 

B. Yhtiökokousasiakirjat / Documents of the General Meeting

Osakeyhtiölain 5 luvun 21 §:ssä mainitut asiakirjat pidetään 3.6.2022 lukien yhtiön konttorissa osakkeenomistajien nähtävänä. Nämä asiakirjat ovat myös nähtävänä yhtiön internetsivuilla 3.6.2022 alkaen. Linkit yhtiökokousmateriaaleihin sekä ohjeet kokouksen seuraamiseen Zoom-etäyhteydellä voi pyytää osoitteesta Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

The documents referred to in Chapter 5, Section 21 of the Companies Act are as of June 3rd, 2022 available for review by the shareholders at the company's office. These documents are also available at the internet site of the company as of June 3rd, 2022. Links to all meeting material and instructions on how to follow the meeting through Zoom online service can be requested from Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

 

C. Ohjeita kokoukseen osallistujille / Instructions for the participants

Osakkeenomistajien, kokouksen toimihenkilöiden ja yhtiön johdon terveyden turvaamiseksi sekä koronaviruksen leviämisen riskin pienentämiseksi, pyydämme osakkeenomistajia arvioimaan omaa osallistumistaan yhtiökokoukseen.

Kaikkia osakkeenomistajia kehotetaan osallistujamäärän minimoimiseksi vakavasti harkitsemaan äänioikeutensa käyttämistä valtakirjalla henkilökohtaisen osallistumisen sijaan.

Osakkeenomistajat voivat halutessaan valtuuttaa Desentum Oy:n toimitusjohtajan Pekka Mattilan tai hänen määräämänsä henkilön asiamiehekseen. Valtakirjapohja on tämän kutsun liitteenä.

Kokous pidetään kaikilta osin mahdollisimman lyhyenä ja siinä käsitellään vain kokouskutsun mukaiset välttämättömät asiat. Kokoukseen osallistuvien yhtiön hallituksen ja johtoryhmän jäsenten sekä kokouksen toimihenkilöiden määrä pidetään mahdollisimman pienenä. Kokouksessa ei myöskään järjestetä minkäänlaista tarjoilua.

Desentum Oy kehottaa osakkeenomistajia noudattamaan kaikkia koronaepidemiaan liittyviä viranomais­määräyksiä ja -suosituksia. Desentum Oy kehottaa erityisesti kaikkia riskiryhmiin kuuluvia sekä henkilöitä, joilla on koronavirukseen viittaavia tai flunssaoireita, välttämään osallistumista yhtiökokoukseen henkilökohtaisesti.

In order to ensure the health and safety of our shareholders, meeting officials, and the company management team, and to minimize the risk of the potential spread of the coronavirus, we kindly ask all shareholders to carefully consider their attendance at our upcoming General Meeting.

Instead of attending in person, shareholders are advised to strongly consider using their voting rights by giving a proxy to another person, to minimize the number of attendees in the meeting.

Shareholders may appoint Desentum’s CEO Pekka Mattila or a person designated by him as their proxy. The draft form for the appointment of a proxy is attached to this notice.

The meeting shall be kept as short as possible and shall deal only with the necessary decision items presented in the meeting notice. The number of members of the Board of Directors and the Management Team participating in the meeting as well as the number of meeting official shall be kept to a minimum. In addition, no refreshments will be served at the meeting.

Desentum Oy urges shareholders to comply with all government regulations and recommendations relating to the coronavirus pandemic. In particular, Desentum Oy urges those in at-risk groups and those with coronavirus or flu-like symptoms to avoid attending the General Meeting in person.

1. Osakasluetteloon merkitty osakkeenomistaja / Shareholder registered in the shareholders’ register 

Oikeus osallistua yhtiökokoukseen on osakkeenomistajalla, joka on 10.6.2022 rekisteröity Euroclear Finland Oy:n pitämään yhtiön osakasluetteloon. Osakkeenomistaja, jonka osakkeet on merkitty hänen henkilökohtaiselle suomalaiselle arvo-osuustililleen, on rekisteröity yhtiön osakasluetteloon.

Yhtiön osakasluetteloon merkityn osakkeenomistajan, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen, tulee ilmoittautua yhtiölle viimeistään 17.6.2022 klo 16.00, mihin mennessä ilmoittautumisen on oltava perillä. Yhtiökokoukseen voi ilmoittautua sähköpostitse osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

Ilmoittautumisen yhteydessä tulee ilmoittaa osakkeenomistajan nimi, henkilö-/yhtiötunnus, osoite, puhelin­numero ja sähköpostiosoite sekä mahdollisen avustajan tai asiamiehen nimi ja henkilötunnus. Osakkeen­omistajien Desentum Oy:lle luovuttamia henkilötietoja käytetään vain yhtiökokouksen ja siihen liittyvien tarpeellisten rekisteröintien käsittelyn yhteydessä. Osakkeenomistajan, hänen edustajansa tai asiamiehensä tulee kokouspaikalla tarvittaessa pystyä osoittamaan henkilöllisyytensä ja/tai edustusoikeutensa.

Each shareholder who is registered on June 10th, 2022 in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd., has the right to participate in the General Meeting. A shareholder, whose shares are registered on his/her/its personal Finnish book-entry account, is registered in the shareholders’ register of the company.

A shareholder, who wants to participate in the General Meeting, shall register for the meeting no later than June 17th, 2022 at 16:00 (EEST), by which time the registration shall be received. The registration may take place by e-mail to address Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen..

In connection with the registration a shareholder shall notify his/her/its name, personal identification number, address, phone number, email address and the name and the personal identification number of a possible assistant or proxy representative. The personal data given to Desentum Oy is used only in connection with the General Meeting and the processing of related necessary registrations and for shareholder communication. Shareholder, his/her/its representative or proxy representative shall, when necessary, be able to prove his/her/its identity and/or right of representation.

2. Hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja / Nominee-registered shares

Hallintarekisteröityjen osakkeiden omistajalla on oikeus osallistua yhtiökokoukseen niiden osakkeiden nojalla, joiden perusteella hänellä olisi oikeus olla merkittynä Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon 10.6.2022. Osallistuminen edellyttää lisäksi, että osakkeenomistaja on näiden osakkeiden nojalla tilapäisesti merkitty Euroclear Finland Oy:n pitämään osakasluetteloon viimeistään 17.6.2022 klo 10.00. Hallintarekisteriin merkittyjen osakkeiden osalta tämä katsotaan ilmoittautumiseksi yhtiökokoukseen.

Hallintarekisteröidyn osakkeen omistajaa kehotetaan pyytämään hyvissä ajoin omaisuudenhoitajaltaan tarvittavat ohjeet koskien tilapäistä rekisteröitymistä osakasluetteloon, valtakirjojen antamista ja ilmoittautumista yhtiökokoukseen. Omaisuudenhoitajan tilinhoitajan tulee ilmoittaa hallintarekisteröidyn osakkeen omistaja, joka haluaa osallistua yhtiökokoukseen ja jolla olisi osakkeiden perusteella oikeus olla edellä mainitulla tavalla merkittynä osakasluetteloon, merkittäväksi tilapäisesti yhtiön osakasluetteloon viimeistään edellä mainittuun ajankohtaan mennessä.

A holder of nominee-registered shares has the right to participate in the General Meeting by virtue of shares based on which he/she/it on the record date of the meeting, i.e. on June 10th, 2022, would be entitled to be registered in the shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. The right to participate in the General Meeting requires, in addition, that the shareholder has on the basis of such shares been registered into the temporary shareholders’ register of the company held by Euroclear Finland Ltd. at the latest on June 17th, 2022 by 10:00 (EEST). As regards nominee-registered shares this constitutes a due registration for the General Meeting.

A holder of nominee-registered shares is advised without delay to request necessary instructions regarding the registration in the temporary shareholder’s register of the company, the issuing of proxy documents and registration for the General Meeting from his/her/its custodian bank. The account management organization of the custodian bank has to register a holder of nominee-registered shares, who wants to participate in the General Meeting, into the temporary shareholders’ register of the company at the latest on the date and time mentioned above.

3. Asiamiehen käyttäminen ja valtakirjat / Proxy representative and powers of attorney

Osakkeenomistaja saa osallistua yhtiökokoukseen ja käyttää siellä oikeuksiaan asiamiehen välityksellä.

Osakkeenomistajan asiamiehen on esitettävä päivätty valtakirja, tai hänen on muutoin luotettavalla tavalla osoitettava olevansa oikeutettu edustamaan osakkeenomistajaa. Valtuutus koskee yhtä kokousta, jollei valtuutuksesta muuta ilmene. Mikäli osakkeenomistaja osallistuu yhtiökokoukseen usean asiamiehen välityksellä, jotka edustavat osakkeenomistajaa eri arvopaperitileillä olevilla osakkeilla, on ilmoittautumisen yhteydessä ilmoitettava osakkeet, joiden perusteella kukin asiamies edustaa osakkeenomistajaa.

Mahdolliset valtakirjat pyydetään toimittamaan sähköpostitse osoitteeseen Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. ennen ilmoittautumisajan päättymistä.

A shareholder may participate in the General Meeting and exercise his/her/its rights at the meeting by way of proxy representation.

A proxy representative shall produce a dated proxy document or otherwise provide reliable evidence of the right to represent the shareholder. The authorization applies to one meeting, unless otherwise stated. When a shareholder participates in the General Meeting by means of several proxy representatives representing the shareholder with shares at different securities accounts, the shares by which each proxy representative represents the shareholder shall be identified in connection with the registration for the General Meeting.

Possible proxy documents should be delivered via email to Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen. before the end of the registration period.

 

Espoossa, 3.6.2022/ In Espoo on June 3rd, 2022

 

DESENTUM OY

Hallitus / Board of Directors